Como fazer uma gestão de TI com eficiência e produtividade financeira?

Os ambientes corporativos, de todos os portes, estão cada vez mais dependentes das tecnologias, não só as que tradicionalmente já dominavam as empresas, como os sistemas de gestão e dispositivos, mas também as inovações que tornam o trabalho operacional mais ágil e, principalmente, aumentam a visibilidade em um mercado dominado pelo tráfego digital.

Isto leva as empresas e pensar tecnologicamente o tempo todo, para atingir todas as metas estabelecidas, e elas sabem que este atingimento depende cada vez mais dos investimentos nas soluções digitais, tanto de administração interna quanto de relacionamento com o cliente.

É nesse cenário que a gestão de TI ganhou importância estratégica. A velocidade de mudanças é grande e os profissionais de TI precisam acompanhar e entender os benefícios de cada uma para a empresa, moldando a arquitetura tecnológica para as reais necessidades.

TI tornou-se estratégica para os negócios

Com a importância cada vez maior das soluções digitais, o papel de TI mudou bastante nas organizações, de uma posição de absoluto suporte, reagindo aos problemas e demandas, para um papel de participação ativa nas decisões de investimento e de estrutura.

A tecnologia suporta toda a operação, as vendas online já são a maior fonte de atendimento e venda em muitas empresas, algumas delas já nasceram digitais. Não há como competir em boas condições plenamente conectado dentro e fora da empresa, e esta presença online deve acontecer não só pela agilidade mas também pela redução de custos operacionais.

A gestão de TI é fundamental para os objetivos organizacionais

A gestão de TI visa controlar e administrar todos os recursos e metas da área, de forma abrangente e com uma visão estratégica, tanto interna quanto relacionada com as demais áreas, em especial a comercial.

Em linhas gerais, uma gestão de TI procura controlar, avaliar e otimizar:

• Os recursos tecnológicos de TI e Telecom da organização – equipamentos, sistemas residentes e remotos, linhas e redes;
• A performance de todos esses recursos, isoladamente e em associação com outros;
• Os processos de TI, internos e relacionados com a organização;
• O atendimento a usuários (Service Desk e Help Desk);
• O relacionamento com prestadores de serviços e parceiros comerciais;
• O capital de conhecimento necessário para o ganho constante de eficiência.

Os desafios da gestão de TI

É nesse contexto extremamente complexo que estão os desafios de uma gestão de TI:

• Manter a infraestrutura de TI em funcionamento permanente, sem paralisações;
• Prover a infraestrutura de TI de equipamentos tecnicamente satisfatórios e aplicações atualizadas e alinhadas com as necessidades das áreas;
• Gerenciar o inventário de infraestrutura (TI e Telecom) para buscar soluções que mantenham ou melhorem a performance e a custos menores;
• Promover a qualificação constante da equipe;
• Manter colaboradores, parceiros e clientes plenamente satisfeitos com a comunicação digital da empresa.

Podemos perceber a importância da gestão de TI dentro das organizações, saindo de uma visão suporte para uma visão estratégica fundamental nesses tempo onde a tecnologia está presente em todos os processos.

E o que fazer por gestão de TI eficiente e financeiramente produtiva?

Em uma área tão dinâmica como a Tecnologia, novos desafios surgem para a eficiência e o controle e redução de custos. Algumas ações podem ajudar a criar uma gestão de TI apesar e com esses desafios.

1 – Adotar o monitoramento preventivo do ambiente tecnológico

Um sistema de monitoramento preventivo de TI gera uma grande quantidade de informações sobre o desempenho de cada item em tempo real e permite:

• Evitar falhas técnicas e paralisações de sistemas (downtime) que geram prejuízos financeiros e de imagem;
• Programar manutenções e substituições de itens, gastando menos;
• Criar um banco de dados sobre ocorrências para suporte o Help Desk e o Service Desk.
• Planejar novos investimentos, sem as compras emergenciais.

2 – Adotar um forte papel consultivo

Muitas organizações adotam uma postura vanguardista com as inovações tecnológicas, investindo em soluções que pouco agregam ao negócio e nem são percebidas e valorizadas pelo mercado consumidor.

Os empreendedores confundem a empresa tecnologicamente de ponta com uma empresa que tem de consumir tecnologia. Os resultados são os gastos desnecessários, frustrações e até mesmo o recuo nos investimentos, quando deve ser justamente o contrário – investir no que agrega valor ao negócio.

Ao gestor de TI cabe, com sua equipe, investigar cada inovação, estudar o custo x benefício para a empresa e dar pareceres realistas sobre a necessidade e os ganhos.

3 – Fazer uma gestão dirigida a otimizar processos

A gestão de processos ainda é algo subestimado por muitas empresas, o que é um erro, pois ela permite que cada etapa/atividade seja desenhada e implementada de acordo com as melhores práticas e com os recursos disponíveis.

Em TI esta gestão é ainda mais importante, pela quantidade de processos manuais e automáticos e porque é uma área que demanda muito atendimento às demais (suporte). A otimização dos processos traz eficiência aos colaboradores e mais tempo para executar outras tarefas.

4 – Promover a capacitação constante

Área de tecnologia é inquieta por natureza, e estar qualificado constantemente é fundamental para que os colaboradores possa desempenhar suas atribuições da melhor forma e estar preparados para outras que uma novidade tecnológica possa trazer.

Esta capacitação constante se faz com cursos e treinamentos para agregar conhecimento acadêmico e também com a presença em eventos para estar atualizados sobre o que o mercado de tecnologia está criando – e podem existir novas boas ideias que podem aumentar a performance e reduzir os custos.

5 – Investir em um sistema de atendimento eficaz

O sistema de atendimento aos usuários é uma peça-chave nas estratégias de TI e pouco explorada no seu potencial por muitos gestores.

A gestão do atendimento também é importante para que tanta informação gerada nos incidentes e nas soluções possa ser transformada em conteúdo para decisões, como substituir componentes que provocam erros recorrentes e programar atualizações de versões defasadas de sistemas que prejudicam a performance dos usuários.

Além disso, toda a carga de informações ajuda no planejamento de renovação de equipamentos, restruturação de equipes e prevenção de problemas que podem sobrecarregar a malha tecnológica. Conforme vimos acima, uma gestão eficiente e financeiramente produtiva é um trabalho complexo e de longo prazo, mas fundamental para que a empresa alcance resultados sempre melhores nas suas operações e na relação com seus clientes.