7 dicas para gestão de custos em Telecom no início do ano

Sempre no início de ano nos deparamos com os desafios de metas e objetivos traçados: posicionamento do preço de venda, a tomada de decisões sobre investimentos, alcance da margem de lucro e um fluxo de caixa eficiente, entre muitos outros aspectos. Além disso, ponto que é fundamental no sucesso da empresa, e que vem adquirindo mais relevância, é a redução de custos em todas as áreas.

Se reduzir o gasto com aluguel de veículos pode ser mais simples por envolver poucos dados, com Telecom acontece o oposto: é um custo com variadas informações e todas importantes, além de uma linguagem muito técnica e fornecedores altamente burocráticos.

Todos esses fatores afastam os gestores dos ganhos de uma boa gestão de custos: mostrar que linhas estão gastando muito, se os planos estão adequados às necessidades dos usuários ou se as pessoas estão consumindo Telecom na empresa de uma forma responsável.

Controlar os custos de Telecom exige bastante persistência e um estudo profundo dos fatores que fazem parte deste quebra-cabeça:

• Inventário de Telecom: todos os dispositivos que fazem na malha de Telecom;
• Planos de telefonia e dados;
• Contratos com as operadoras;
• Faturas.

Em torno destes fatores, estão os players que impactam diretamente nos resultados:

Empresas de telefonia e dados

Grandes corporações e altamente burocráticas, os clientes têm muita dificuldade de negociar ou resolver problemas.

Gestores de Telecom

Muitas vezes são pessoas que não têm o conhecimento específico e acabam controlando superficialmente um custo onde os detalhes fazem diferença, ignorando a complexidade desta gestão.

Colaboradores

São decisivos no resultados de gastos com o uso, muitas vezes, incorreto acarretando custos desnecessários.

Então devemos ignorar o controle a gestão dos custos de Telecom? Certamente que não.

A boa notícia é que há muitas formas de reduzir custos sem perder a qualidade das operações. Então, se você quer economizar em Telecom este ano, siga estas dicas a seguir. Certamente elas vão ajudar a melhorar o controle e reduzir gastos.

Telecom: um custo que tem muito a reduzir

Telecom não precisa ser um fantasma na sua estrutura de custos da empresa. Aquele custo que ninguém quer olhar, mas que está sempre gastando mais do seu lucro do que realmente precisa.

Como gestor, você certamente reconhece a vantagem de uma redução de custos considerável usando processos, sistemas e pessoas, juntos ou isoladamente. Como um parceiro importante do processo, o serviço de consultoria em Telecom pode desenvolver um projeto completo das ações que trarão retorno para a sua empresa.

7 dicas para reduzir custos em Telecom

1 – Crie seu inventário de Telecom

Antes de buscarmos economias, precisamos saber de onde podemos tirá-las e o primeiro ponto é o inventário de Telecom que compreende:

• Aparelhos e linhas de telefone fixo e móvel;
• Planos de telefonia e de dados;
• Contratos.

Com uma visão abrangente do que compõe o seu inventário, já se consegue definir pontos de redução de custos:

• Aparelhos obsoletos e que podem estar gastando energia em demasia ou travando a utilização – um smartphone antigo pode não ser compatível com novas tecnologias;
• Aparelhos ociosos – podemos vender ou remanejar entre áreas;
• Linhas ociosas – cancelar com a operadora ou remanejar;
• Eventualmente, você investirá em novos aparelhos ou modernizará alguns planos que podem ter um custo maior, mas isso trará economia a longo prazo;
•  Aparelhos modernos suportam tecnologias que substituem ligações e visitas a clientes;
• Planos adequados eliminam o gasto excedente ao longo do tempo.

2 – Reavalie todos os planos de telefonia e dados

É bem provável que a maioria, senão todos os planos de telefonia e dados da sua empresa, esteja defasada e pagando mais do que o necessário. As operadoras atualizam muito rápido os planos, então é preciso periodicamente avaliar se cada plano está atendendo o usuário, sem sobras ou faltas que criam cobranças extras.

Nessa revisão, a expectativa de redução de custos é muito boa, principalmente incorporando serviços que eram cobrados à parte no plano novo.

3 – Revise todos os contratos

Os contratos com as operadoras também ficam defasados rapidamente e não cobrem uma série de serviços novos que acabam sendo cobrados à parte. A gestão de contratos é uma ótima oportunidade de rever as condições de cada um, ou do contrato global da empresa, e buscar reduções.

4 – Faça uma auditoria urgente

Os erros das operadoras nas faturas chegam a representar 7% do total do consumo mensal da empresa. E são erros quase constantes, o que traz muita insegurança para a gestão.

Aqui o ideal é fazer uma auditoria com um histórico de 12 meses ou 24 meses – dependendo do número de linhas – e auditar o que foi cobrado em cada uma comparando com o plano vigente na época. Assim, você poderá encontrar diversas cobranças irregulares e abrir um chamado de reclamação com a operadora para ser ressarcido.

É importante lembrar que a auditoria também permite identificar erros de conduta no uso da linha.

5 – Implante um tarifador telefônico

O Tarifador Telefônico é um software cada dia mais usado nas empresas e cumpre um papel fundamental: fornece em tempo real todas as ligações feitas dos aparelhos fixos e móveis, mostrando detalhes e o custo de cada uma.

Dessa forma, o gestor pode:

• Investigar com mais rapidez as distorções e preparar medidas imediatas para evitar a recorrência;
• Abrir reclamações com a operadora, conforme o caso.

6 – Defina uma política de uso consciente

Os colaboradores devem ser engajados na importância de que o sistema de Telecom da empresa seja usado da forma mais eficiente e responsável possível.

Evitar ligações internacionais e interurbanas em horários de valor mais alto – exceto se o plano concede algum benefício. Evitar ligações pessoais em excesso. Não aceitar ligações a cobrar, exceto se autorizadas.

Essas são algumas ações que precisam de engajamento e que as equipes entendam a importância e o impacto que os gastos desnecessários têm no resultado da empresa.

7 – Incentive o uso de novas tecnologias

Este item traz um potencial muito grande de economia, pois tira boa parte do consumo do pacote de ligações passando para o pacote de dados, onde temos uma cota de uso maior.

Veja algumas medidas que podem trazer uma redução de custos considerável:

• Orientar o uso de aplicativos de áudio e vídeo de excelente qualidade e que, por isso, dispensam o uso de ligações;
• Os aplicativos têm a opção de textos, desta forma é possível documentar um assunto, o que é melhor do que mantê-lo apenas nas ligações telefônicas;
• Usar aplicativos ou software de reuniões virtuais, pelo smartphone ou pelo computador;
• Incentive o uso do e-mail para conduzir e documentar assuntos.

Além da redução de custos de Telecom, essas medidas podem gerar economia com despesas de visitas a clientes e viagens.

Conforme observamos, Telecom é uma linha do seu orçamento onde a gestão de custos é complexa, mas também reserva grandes oportunidades de economia.

A NSB é uma Consultoria em Telecom, formada por profissionais com ampla experiência nas melhores práticas de gestão de Telecom e que pode analisar as características do seu negócio e propor as melhores soluções.

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